Kiat Strategi Public Relations Dalam Menghadapi Krisis

Umumnya, Public Relations merupakan salah satu profesi yang berada didalam manajemen perusahaan yang berfungsi untuk mengkomunikasikan informasi atau pesan yang ingin disampaikan kepada publik dari perusahaan demi mencapai suatu tujuan yang berdampak positif bagj citra perusahaan. Selain itu juga Public Relations dituntut untuk dapat mengembangkan dan mempertahankan nama baik perusahaan, cepat tanggap terhadap isu-isu yang dapat mengakibatkan krisis dalam manajemen perusahaan dan dapat menanggulangi segala informasi yang simpang siur terhadap pemberitaan yang terjadi pada perusahaan.

Namun kini aktivitas Public Relations bukan hanya untuk melakukan analisis dan monitoring citra maupun relasi dengan pihak lain, melainkan memanfaatkan kecanggihan teknologi sekarang ini, seperti Social Media Monitoring. Oleh sebab itu, muncullah era Public Relations 2.0 yang seperti terjadi sekarang ini, dimana akses reputasi perusahaan menjadi lebih terbuka dan langsung ke publik, dalam hal tersebut kostumer perusahaan itu sendiri. Social Media yang sekarang ini powernya sangat kuat dalam hal untuk akses pembentukan opini, penyebaran berita dan mempengaruhi antar sesama manusia terhadal isu suatu perusahaan.

Dalam menangani kasus “kecanggihan teknologi” dalam kehidupan sehari-hari, maka Cyber PR merupakan salah satu darj strategi lain yang dilakukan oleh praktisi Public Relations dalam menanggulangj Krisis yang dihadapi perusahaan terhadap opini publik melalui Social Media. Karena, sekarang ini merupakan era yang dimana akses komunikasi menjadi langsung, cepat dan noise komunikasi cenderung bisa diminimalisir, Setiap isi otak manusia dapat dituangkan kedalam social media dan sangat besar kemungkinan dapat mempengaruhi manusia lainnya.

"Lalu bagaimana cara seorang Public Relations dalam menghadapi isu yang terlanjur tersebar melalui Social Media dan Manajemen Perusahaan telat menindak lanjuti secara cepat?"

Dua hal yang menjadi perkara yang sangat khawatir tersebut sangat dapat menimbulkan krisis perusahaan tipe Kronis, yang dimana pertama isu sudah mulai tersebar secara langsung ke publik melalui media internet, dan kedua pihak Manajemen Perusahaan atau Public Relations telat dalam menindak lanjut kasus terkait. Dalam hal ini, lagi-lagi salah satu kunci strategi yang paling ampuh yaitu mengadakan Cyber PR.

 Tindakan Pencegahan:

Social Media is a direct to consumer approach that allows audiences to drive the communication in the communities.  PR professionals are beginning to incorporate PR 2.0 into their strategy and planning as an effective way to communicate directly to web 2.0 audiences, to raise awareness and increase overall brand exposure (Breakendridge, 2009)

Melakukan monitoring perusahaan di social media termasuk blog, twitter, facebook.  Hal ini bisa dilakukan dengan berlangganan Google Alert, yang nantinya akan mendeteksi keyword-keywordyang berhubungan dengan perusahaan dan hasil deteksi ini akan dikirimkan ke email kita.  Begitu juga dengan fitur facebook dan twitter.

1. Melakukan enggagement/lobbying dengan social media influencer, seperti blogger dan twitter yang memiliki banyak pengikut.  Seperti media relations untuk posisi tanggung jawab PR, perlu juga diadakan social media influencer relations yang menjadi perhatian khusus divisi PR sebuah perusahaan.
2. Tetap meningkatkan kualitas dengan media massa konvensional dan online, terutama pimpinan media terkait sehingga level lobbying tetap bisa terjaga.
3. Tanggap jika melihat ada isu langsung yang kira-kira memiliki potensi negatif bagi reputasi perusahaan, dan langsung disikapi bijaksana dengan barometer reputasi perusahaan sebagai taruhan utamanya, dan bukan tentang siapa yang benar siapa yang salah (Breakenridge, 2009).

Tindakan Reaktif saat Isu Perusahaan mulai tersebar:

Dikarenakan pada tahap ini yang sudah termasuk di dalam online crisis management, maka dari itu penanganannya pun harus lebih hati-hati, karena sifatnya yang memiliki akses langsung, cepat dan dampaknya yang lebih besar sangat besar. Berikut strategi yang harus dilakukan oleh perusahaan maupun praktisi Public Relations:

1. Mengedepankan Internal Communication.  Ketika email isu mulai beredar, manajemen harus tanggap meng-counter informasi tersebut dengan melakukan penjelasan terlebih dulu dengan karyawan.  Ini penting, karena basis paling dasar kekuatan perusahaan terletak dari kekompakan internalnya terlebih dahulu.  Jangan sampai informasi dari luar, yang belum dikonfirmasi kebenarannya menjadi backfire buat internal perusahaan. Informasi ini perlu di-counter dari pihak manajemen, yang segera dikomunikasikan dari pimpinan tertinggi perusahaan langsung ke karyawan. Sehingga kredibilitas perusahaan tetap terjaga dari sisi internal.
2. Cepat, akurat dan konsisten.  Ketika isu muncul jangan didiamkan, tapi langsung ditanggapi cepat, akurat dan konsisten. Setelah komunikasi internal diselesaikan, baru berlanjut ke komunikasi eksternal. Tunjukan ke publik konfirmasi kebenarannya. Jika memang isu itu HOAX, buktikan kalau isu itu HOAX. Jika sebaliknya, minta maaf dengan mengedepankan perbaikan, penggantian kerugian, dan lain sebagainya yang mengatasnamakan penyelamatan reputasi perusahaan. 
3. Jika memang isu itu benar adanya, maka berdamailah dengan pihak yang menyebarkan isu fakta ini.  Libatkan pihak tersebut dalam perbaikan-perbaikan reputasi perusahaan. Gandeng influencer-influencer sosial media dalam urun rembug bersama media massa terkait, baik online media maupun media tradisional. Dan pastikan publik tahu yang terjadi. Pastikan, bahwa perusahaan bukan perusahaan sempurna yang tidak pernah berbuat kesalahan, tapi perusahaan yang ingin belajar menjadi sempurna, yang mau mengakui kesalahan dan melakukan perbaikan ke depan.
4. Melakukan banyak posting-posting respon, komentar, berita positif di media online dan media tradisional secara berkesinambungan.  Ini termasuk di ranah komunitas yang cukup strategis bagi perusahaan. Hal tersebut dilakukan untuk menyeimbangkan konotasi berita negatif perusahaan, sehingga perusahaan tidak melulu diakses berita negatifnya. Untuk tahap ini juga sangat disarankan melibatkan peran eksternal publik.
5. Melakukan tindakan proaktif meng-embrace krkuatan social media dengan membentuk komunitas-komunitas yang mendukung reputasi perusahaan. Mungkin dengan membuat media personal perusahaan di online, seperti blog, atau komunitas website atau twitter dan facebook yang inti pesannya adalah merecovery reputasi perusahaan. Dalam melakukan strategi ini, kombinasikan dengan taktik-taktik kreativitas yang membuat orang tertarik untuk bergabung.
6. Membuat event perusahaan untuk kalangan eksternal strategis, yang melibatkan engagement publik yang strategis. Bisa jadi ini adalah usaha penciptaan aktivitas below the line yang menjawab bahwa reputasi perusahaan Anda memang layak diperjuangkan. Bentuknya bisa jadi sponsorship marketing dan event marketing.
7. Manajemen perusahaan seyogyanya tidak melibatkan hukum dalam hal ini. Karena ini urusan reputasi dan bukan urusan siapa benar siapa salah. 

Ditulis oleh: Andi Refandi Febriyansyah 1204120164, Mahasiswa Tingkat Akhir Jurusan Ilmu Komunikasi Telkom University.

To Our Beloved Lec, Mrs. Lucy. :)